U kunt handmatig afschriften boeken en bewerken via [Cash flow, Invoer, Cash flow]. Met elektronisch bankieren kunt u alle banktransacties automatisch laten verlopen. Toch kan het nodig zijn om afschriften of betalingen op betaalmiddelen handmatig in te voeren of te bewerken. U maakt dan gebruik van de functie in menupad [Cash flow, Invoer, Cash flow]. Deze afschriften of betalingen hebben dezelfde eigenschappen als een geïmporteerd afschrift en dienen dus ook om openstaande posten af te stemmen.
Met de module E-Cashflow management kunt u in dit menupad nieuwe afschriften invoeren en bewerken. Met de module E-Elektronisch bankieren kunt u in dit menupad alleen afschriften bewerken. U heeft niet de mogelijkheid om nieuwe afschriften aan te maken.
Tabblad Basis
Naar betaalmiddel
U dient hier het betaalmiddel in te geven waarop de ontvangst of waarvan de betaling wordt gedaan. U kunt alleen betaalmiddelen selecteren die voor uw bedrijf zijn aangemaakt. Het afschrift wordt vervolgens op dit betaalmiddel geregistreerd. In het veld daarachter wordt de omschrijving, die u aan het betaalmiddel heeft gegeven, weergegeven. In bovenstaande screenprint ziet u dat er een betaling is gedaan en reeds is afgeletterd, deze status wordt bovenin weergegeven en kan dus verschillen. Standaard wordt hier het laatst gebruikte betaalmiddel ingevuld. Indien dit betaalmiddel inactief of geblokkeerd is, wordt het eerste actieve betaalmiddel ingevuld.
Bedrag / Valuta
U kunt hier het bedrag van het afschrift invullen. Dit is een positief bedrag voor ontvangsten en een negatief bedrag voor betalingen. Tevens kunt u hier de valutacode van het afschrift ingeven. U kunt hier kiezen uit alle valuta die actief zijn in uw administratie.
Datum
U kunt hier de transactiedatum van de banktransactie opgeven. Als u gebruik maakt van de module E-Valuta heeft deze datum tevens invloed op de wisselkoers van de gekozen valuta. Standaard wordt de datum van de laatst ingevoerde betaling/ontvangst ingevuld.
Leverdatum
Hier kunt u een leverdatum opgeven voor de boeking. In bepaalde situaties is het wenselijk om naast de datum en rapportagedatum een leverdatum op te kunnen geven. Zo dient in bepaalde landen bijvoorbeeld de BTW-aangifte gebaseerd te zijn op de leverdatum. Daarnaast is het voor bepaalde bedrijven wenselijk om een leverdatum te kunnen opgeven bij boekingen voor het maken van rapportages. Standaard wordt de kolom gevuld met de systeemdatum.
Referentie bank
In dit veld kunt u de 'betalingsreferentie' van het afschrift ingeven. Deze betalingsreferentie kan dus rechtstreeks overgenomen worden van het afschrift.
Sectie Afschrift
Afschriftnummer
Hier kunt u het nummer van het afschrift ingeven. Standaard wordt het afschriftnummer van de laatst ingevoerde betaling/ontvangst ingevuld.
Datum afschrift
Hier kunt u de datum van het afschrift ingeven. Standaard wordt de datum afschrift van de laatst ingevoerde betaling/ontvangst ingevuld.
Type / Methode / Nr.
Bij 'type' kunt u een keuze maken voor het type transactie die u gaat maken. Hier kunt u kiezen uit 'bankafschrift', 'kas', 'creditcard', of 'kantoor'. Dit heeft weer gevolgen voor de methode die u kunt kiezen:
- Type 'Bankafschrift' kent de methodes: normaal, cheque, incasso, kredietbrief, post gedateerde cheque of EFT.
- Type 'Kas' kent de methodes: kas, cheque, post gedateerde cheque of kredietbrief.
- Type 'Creditcard' kent geen methodes, maar u kunt hier het type creditcard ingeven. U heeft de keuze uit type American Express, VISA, MasterCard, Discover, Diners Club, Eurocard en Overige.
- Type 'Kantoor' kent geen methodes, enkel een nummer.
Indien u heeft gekozen voor de methode cheque, kredietbrief of post gedateerde cheque kunt u in het veld 'Nr.' het nummer van de cheque/kredietbrief/post gedateerde cheque invullen. Standaard wordt het type en methode van de laatst ingevoerde betaling/ontvangst ingevuld.
Wanneer u bij methode 'Cheque', 'Kredietbrief' of 'Post gedateerde cheque' heeft geselecteerd is het afhankelijk van de bankinstelling 'Voer cheque/LOC nummer manueel in' of u het veld 'Nr' kunt wijzigen. Wanneer u de bankinstelling heeft aangevinkt kunt u in dit veld een nummer opgeven voor de cheque, kredietbrief of post gedateerde cheque. Wanneer u de bankinstelling heeft uitgevinkt is dit veld niet wijzigbaar en wordt automatisch een nummer toegekend voor de cheque, kredietbrief of post gedateerde cheque.
Stortingsnummer / Stortingsdatum
Hier kunt u het nummer van de storting invullen. Het is ook mogelijk om het stortingsnummer automatisch te laten genereren door in de bankinstellingen deze optie aan te vinken. Daarnaast kunt u hier ook de datum van de storting invullen. De velden stortingsnummer en datum zijn enkel actief als u een ontvangst inboekt (positieve kasstroom) en voor type kas of kantoor kiest
Sectie Doorverdeling
Debiteur / Crediteur
In dit veld kunt u de debiteur of crediteur selecteren op wie het bankafschrift betrekking heeft. Als u deze niet weet, of het afschrift heeft betrekking op meerdere debiteuren en / of crediteuren, kunt u dit veld ook leeg laten.
Rekening / Rekening debiteur / Rekening crediteur
In dit veld kunt u de debiteuren/crediteurenrekening invullen die voor deze betaling/ontvangst gebruikt mag worden. Standaard wordt de rekening gevuld die aan de betreffende debiteur/crediteur gekoppeld is. Is er geen rekening aan de debiteur/crediteur gekoppeld, dan wordt de eerst aanwezige debiteuren/crediteurenrekening uit uw administratie gebruikt.
Deze rekening kunt u alleen aanpassen als er geen rekening aan de debiteur/crediteur gekoppeld is.
Wanneer u geen debiteur/crediteur invult wordt de niet-toegewezen rekening gevuld, die aan het betreffende betaalmiddel is gekoppeld.
Dit veld is niet actief wanneer de betaling/ontvangst betrekking heeft op een periode die gesloten is.
Adres
Als u een debiteur of crediteur heeft geselecteerd worden in dit veld automatisch de adresgegevens van de betreffende debiteur of crediteur weergegeven.
Sectie Gedetailleerde informatie
Methode van invoer
Hier wordt aangegeven hoe de ontvangst is ingevoerd.
Onze ref.
Dit veld wordt enkel getoond wanneer de betaling/ontvangst is afgeletterd. Wanneer de betaling/ontvangst is afgeletterd wordt de 'onze ref' weergegeven van de betaling/ontvangst.
Transactie
Hier wordt aangegeven of de financiële boeking is verwerkt of nog moet worden verwerkt.
Bijlage
Hier kunt u een bijlage koppelen aan de ontvangst/betaling. Dit kan bijvoorbeeld een gescande versie van het originele afschrift zijn, of een ontvangen fax. Door gebruik te maken van deze optie heeft u extra mogelijkheden om uw elektronische afschrift te verrijken met extra informatie. Wanneer u op de paperclip klikt verschijnt een scherm waarin u het te koppelen bestand kunt selecteren.
Boeking nr.
Dit veld toont het boekstuknummer van de betaling/ontvangst.
Afletter ID
Dit veld wordt enkel getoond wanneer de betaling/ontvangst is afgeletterd. Wanneer dit het geval is wordt de 'Afletter ID' van de factuur getoond. Wanneer een betaling met een ontvangst is afgeletterd wordt de ID van de betaling/ontvangst getoond.
Sectie Vreemde valuta
Vreemde valuta
Hier wordt alle informatie weergegeven van de gehanteerde vreemde valuta.
Toelichting gebruiker
Bij het invoeren of bewerken van een bepaald afschrift kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Met behulp van de knop 'Notities' kunt u een notitie toevoegen en/of bewerken.
Sectie Afletteren en verwerken
Zoeken
Via de knop 'Zoeken' komt u in het scherm 'Toewijzen'. 'Toewijzen' is het proces waarbij u kunt aangeven van wie u geld ontvangen heeft of aan wie u betaald heeft. Als u in een afschrift een regel heeft waaraan u geen debiteur of crediteur gekoppeld heeft, krijgt deze regel de status 'niet toegewezen'. Vanuit dit scherm kunt u betalingen of ontvangsten toewijzen aan de debiteur of crediteur bij wie de transactie thuishoort. Bij het selecteren van 'Zoeken' is de boeking automatisch bewaard.
Afletteren aan factuur
Via de knop 'Afletteren aan factuur' komt u in het scherm 'Afletteren'. 'Afletteren' is het proces waarbij u de ontvangen of gedane betaling kunt koppelen aan een openstaande post van een debiteur of crediteur. Voorwaarde voor dit proces is wel dat er al een debiteur of crediteur aan een bankafschrift is gekoppeld. Door gebruik te maken van de opties die in dit scherm geboden worden, kunt u een koppeling leggen tussen de verschillende inkomsten, uitgaven en openstaande posten. Bij het selecteren van 'Afletteren aan factuur' is de boeking automatisch bewaard.
Boek als kosten
Door middel van de knop 'Boek als kosten' kunt u kosten registreren die de bank aan u heeft opgelegd voor dit betreffende afschrift. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld provisie, rente of omrekeningskosten. In dit scherm kunt u de bedragen op het afschrift rechtstreeks aan de betreffende grootboekrekeningen voor kosten boeken. Hierdoor hoeft u de kosten niet eerst toe te wijzen aan een debiteur of crediteur. In dit scherm heeft u de mogelijkheid om de kosten over drie grootboekrekeningen te verdelen. Nadat u een grootboekrekening heeft geselecteerd, kunt u het bedrag handmatig invullen. Tevens kunt u het project, de kostenplaats en kostendrager, de artikelcode en de medewerker koppelen die voor deze transactie van toepassing zijn. Wanneer u de kosten uitsplitst over meerdere grootboekrekeningen, kunt u deze kostenregels niet bewerken wanneer u het afschrift opent via [Financieel, Invoer, Bank]. U heeft daar wel de mogelijkheid om nieuwe regels toe te voegen aan het afschrift. Mocht u de kostenregels toch willen bewerken dan kunt u met de knop 'Vrijgeven' de toegewezen kosten ongedaan maken, om deze vervolgens opnieuw als kosten te boeken.
Vrijgeven
Door deze knop te gebruiken kunt u een reeds 'toegewezen' afschrift weer terugzetten naar de status 'Niet toegewezen'. Hiermee kunt u dus een reeds toegewezen afschrift weer terugdraaien, om deze vervolgens opnieuw toe te wijzen aan de gewenste debiteur, crediteur of grootboekrekeningen.
Deze knop is enkel actief als u een afschrift reeds heeft toegewezen aan een debiteur, crediteur of een grootboekrekening.
Wanneer u een boeking van bankkosten wilt vrijgeven verschijnt er een melding waar u dient aan te geven of u de kostenboeking wilt verwijderen?
-
Als de gebruiker [Ja] selecteert, dan zal de kostenboeking worden verwijderd. De verwijdering vindt enkel plaats als de periode van invoer geopend is.
-
Als de gebruiker [Nee] selecteert, dan zal de aflettering van de kostenboeking ongedaan worden gemaakt, maar zal de boeking in het systeem blijven bestaan voor eventuele vervolgacties.
Afletteren ongedaan maken
Deze knop kunt u gebruiken om de aflettering ongedaan te maken.
Interbancair
De knop 'Interbancair' kunt u gebruiken om de inkomsten en uitgaven af te letteren met de verwerkte overboekingen die zijn ingevoerd via menupad [Cash flow, Betalingen, Voorschotten & Overboekingen]. Als er geen match gevonden kan worden, wordt de afletter applicatie opgestart zodat u deze handmatig kunt afletteren. De knop 'Interbancair' is enkel aanwezig wanneer u beschikt over de module E-Cashflow management.
Transactie-informatie
De betreffende financiële boekingen als gevolg van het afschrift ziet u onderaan in het scherm. De boeking(en) worden in een standaard kolomvolgorde getoond, te weten Datum, Rekening, Omschrijving Rekening, Onze ref, Omschrijving, Valuta, Debet, Credit, Debet (EUR), Credit (EUR) en Type.
Tabblad Info
Op het tabblad 'Info' ziet u de ingevoerde informatie van het tabblad Basis terug. Op dit tabblad wordt alle informatie weergegeven die normaliter ook aangeleverd wordt op het 'papieren' bankafschrift van de bank.
Betaalmiddelen
Hier wordt het betaalmiddel weergegeven waarop de ontvangst of waarvan de betaling wordt gedaan.
IBAN / BIC-code
Deze velden worden alleen getoond wanneer de valuta 'EUR' betreft. In deze velden worden het IBAN en de BIC-code getoond die behoren bij uw eigen rekening.
Bedrag / Valuta
Hier wordt het bedrag van het afschrift weergegeven. Dit is een positief bedrag voor ontvangsten en een negatief bedrag voor betalingen. Tevens wordt hier de valutacode van het afschrift weergegeven.
Datum
Hier wordt de transactiedatum van de banktransactie getoond. Als u gebruik maakt van de module E-Valuta heeft deze datum tevens invloed op de wisselkoers van de gekozen valuta.
Betalingsreferentie
In dit veld wordt de 'betalingsreferentie' van het afschrift weergegeven.
Bankrekening
In dit veld wordt de bankrekening getoond.
IBAN / BIC-code
Deze velden worden alleen getoond wanneer de valuta 'EUR' betreft. In deze velden worden het IBAN en de BIC-code getoond die behoren bij de rekening van de debiteur/crediteur.
Debiteur / Crediteur
In dit veld wordt de debiteur of crediteur weergegeven op wie het bankafschrift betrekking heeft. Als dit niet bekend is, of het afschrift heeft betrekking op meerdere debiteuren en / of crediteuren, wordt dit veld leeg gelaten.
Proces pictogrammen
Hier kunt u zien wat de status van het afschrift is. Aan de hand van de
vinkjes kunt u zien of het afschrift is betaald, toegewezen, afgeletterd, gereconcilieerd
of afgehandeld.
Sectie Facturen
Hier ziet u het de koppeling tussen het afschrift en een openstaande factuur. Dit scherm zal pas informatie tonen wanneer u een betaling/ontvangst op het afschrift heeft toegewezen en gereconcilieerd met een bepaalde factuur. In dit overzichtsscherm ziet u vervolgens hoeveel al betaald is op deze factuur. Daarnaast vindt u ook aanvullende informatie over de afgeletterde factuur, zoals de betalingsreferentie, de datum, en de soort betaling. Hierdoor heeft u altijd een overzicht over hoeveel er al betaald is op een bepaalde factuur.
Sectie Mutaties
In dit overzicht ziet u alle financiële mutaties die samenhangen met dit afschrift. In het bovenstaande voorbeeld is het afschrift al gereconcilieerd met een factuur. Hierdoor ziet u de financiële boekingen die worden aangemaakt bij het boeken van de factuur en het afschrift.